为了明确学院学生课外科研组织工作经费开支、立项工作经费开支的管理，提高工作效率，现将学校财务工作管理工作的情况说明如下，其中涉及到报销的事宜，仅提供参考，以学校财务处的意见为准。（详细见附件《华南师范大学财务支付报销管理规定》）

第一部分、科研立项经费的来源与管理

科研立项经费来源于学校教务处、学校团委的专项经费拨款和学院人才培养自筹经费，经费管理人为学院主管教学的副院长陈卫东教授。经费主要用于：科研立项项目的管理和资助。

第二部分、科研立项经费的报销流程

1.收集和准备工作：报销人整理、粘贴需要报销的原始票据及附件，分类统计金额。按本指引第四、五部分的要求，严格按照要求在粘贴单上整理并粘贴好发票（购物清单）、刷卡记录单等，粘贴单自行打印，电子版见附件粘贴模板；

2.联系项目指导老师：请项目指导教师在报销单据空白处签字，审批项目支出是否合理；

3.联系项目管理老师：将票据在规定时间内交由学院123辅导员办公室唐老师或者学生助理进行预审，预审的主要内容包括：票据是否符合规定、开支是否合理，是否符合财务管理规定、票据粘贴是否正确；票据统计是否正确。

4.在线登记报销明细表：预审合格之后，在线登记（请点击这里）金数据表单《计算机学院创新创业经费报销明细表》，录入需要报销的票据信息，请严格按照本指引第三部分的分类进行登记；

5.财务系统申报：由学生课外科研项目管理人唐老师根据学生登记的报销明细表的信息和实际票据，在华南师范大学财务系统上申报，录入学生项目报销的相关票据信息，生成《华南师范大学日常报销单》，打印出来；

6.证明人备案：学生在金数据表单《计算机学院日常报销业务登记》（请点击这里）登记姓名、报销金额、预约单号等信息，证明人唐老师确认无误后签字证明；

7.经费负责人审批：联系学院主管教学的副院长陈卫东教授（学院314办公室），请他审批，并在《华南师范大学日常报销单》的“经费负责人”处签字；

8.学院办公室盖章：经费负责人签字之后，到学院110办公室盖院章；

9.财务处投递：将确认及审批齐全的报销单和票据拿到学校行政楼一楼的财务处报账大厅，用文件袋装好，扫描并办理投递。

10.查收到账经费：该项经费的报销结果将直接进入报销同学（或指导教师）的帐户，请注意查收。如超过5个工作日仍未到账，请反馈给唐老师。

第三部分、计算机学院学生创新创业经费报销明细表相关内容

差旅报销（如外出参赛）：按交通费、参赛费、住宿费、市内交通费、伙食费、其他开支成功分类。

其它报销：按用于报账的发票的类别进行填写，同一类别的发票可合并计算，支出类别须按下表中的类别填写。

（1）办公费：反映机关部处购买的日常办公用品、书报杂志等支出（院系的办公耗材请在专用材料费中支出）；

（2）印刷费：反映印刷、打印、复印、彩扩、翻拍、誊写、图书出版、版面费等支出；

（3）咨询费：反映咨询方面的支出；

（4）手续费：反映银行手续费等各类手续费支出；

（5）邮电费：反映各种信函、包裹、货物等物品的邮寄费；反映电话费、电报费、传真费、网络通讯费；

（6）租赁费：反映专用通讯网络租赁使用费、购置各种数据库使用权所发生的费用、除租赁学生宿舍和专用通讯网及数据库之外的其他租赁费用，如场地、设备租借费；

（7）会议费：反映举办会议发生的费用，包括场地租金、住宿费、交通费、伙食费以及资料印刷费等；反映学生参加比赛需要的住宿费、交通费、伙食费及参赛费等；

（8）培训费：反映各类培训支出，包括教职工进修学费、业务培训费等；

（9）专用材料费：反映购置办公耗材和用品、实验用品、教学用品、专用服装、消耗性体育用品、专用工具和小型仪器等材料开支；

（10）委托业务费：反映因委托外单位办理业务而支付的费用。如：委托测试费；

（11）交通费用：反映各单位交通工具的运行维护费。如燃料费、维修费、过桥过路费、保险费等；

（12）其他商品和服务支出：包括广告宣传费（反映学校开展教学活动发生的广告宣传费）、保险费（反映应由学校或校内各单位负担的临工保险费、学生外出活动购买短期意外保险支出）、其他（反映上述项目未包括的日常公用支出。如诉讼费、赔偿费、协会会费、专利代理费等）；

（13）办公设备购置：反映按规定应纳入固定资产核算范围的办公家具和办公设备的支出（须提前经资产处审批，并办理手续）；

（14）专用设备购置：反映按规定应纳入固定资产核算范围的各类专用设备的支出。如实验设备、通信设备、交通监控设备、工程机械、专用仪器仪表、文艺设备、体育设备等（须提前经资产处审批，并办理手续）；

（15）信息网络及软件购置更新：反映按规定应纳入固定资产核算范围的信息网络方面的支出。如构建信息网络所需要的计算机硬件、软件、开发、应用开支等；

（16）其他资本性支出：图书购置支出；专利权的购置支出；除商标权、著作权、土地使用权、非专利技术等无形资产购置支出以及文物、陈列品、档案动植物等固定资产支出。

第四部分、 报销的票据、材料的准备与检查

一、报销票据须是按以下规定填写的票据：

（一）票据开具必须要素齐全，字迹清晰、工整。必须写明付款单位、开票日期、款项内容或品名、规格、型号、单价、数量及金额等。外部票据的付款单位名称，除住宿费、学费、实名制交通费、医药费、保险费等可以是个人名字外，其他内容的票据都应填写“华南师范大学”全称，不能多一字，也不能少一字，不得为部门或个人，金额的大小写必须一致。

（二）票据不得有涂改、挖补等现象。如有错误，应当由开具单位按规定重开或更正，更正处应有更正人签字或盖章，金额有错误的，应由开具单位重开。

二、提交报销的票据应能清晰反映业务内容，否则应提供辅助性的附件材料：

（一）购买货物商品，报销票据上应标明货物明细，凡未标明的（比如：票据填开内容为办公用品、日用品、家居用品、耗材、文具、图书资料、试剂、实验材料等），另须提供商家打印的购物小票或加盖商家有效印章的商品明细清单。如网上购物出具广州市以外的发票，请打印订单页面。

（二）购买服务，票据上应标明服务的具体内容和服务单价等明细信息，如未标明的（比如：票据填开内容为设计制作费、印刷费、测试化验加工费、技术服务费、维修费、审计费、法律服务费、物业管理服务费等），则另须提供加盖商家有效印章的服务结算明细清单。

三、所有支出需附上本人的银行刷卡单：

根据《华南师范大学公务卡使用管理规定》，凡发生因公开支的，须使用公务卡（教职工）或银行卡（学生学费卡），在报销时附上本人签名的银行卡消费凭证或POS单，如因网购等无法提供POS单的，可以打印网上银行电子对账单（须包括卡号、消费时间、消费金额等信息）。

如因客观条件无法进行刷卡结算的，须提供证是材料，经学院盖章、主要领导签字后方可报销。

四、发票的列支内容应该是符合工作需要、和在研项目相关的开支，并符合工作开展的常理。完全和项目无关的开支不予审批。

五、粘贴发票

经费使用人（部门）直接打印发票粘贴单模板，将发票按规定粘贴，注意事项如下：

（1）发票粘贴在上面，银行记录单在下面；不能超出边缘与粘贴线；粘贴好之后应该能查看主要信息，包括日期、金额、项目、单位名称、公章等。

（2）票据数量较多时，先按业务类型进行分类，如:图书报刊、办公用品、印刷费、邮电费、实验材料、业务费、差旅费等；同一业务类型的发票尽量放在一起。

（3）出差期间产生的各项费用的票据，应统一归集到当次差旅业务中，如在出差地的市内交通车票、住宿费及因公零星购物发票等，必须跟随往返交通票才准予报销，如有特殊情况须出示情况说明文件。粘贴好之后的发票应该平整，不能导致某一部分或角落拱起，方便装订。

（4）签字：在所有粘贴单右下角空白处，使用黑色签字笔或钢笔，签上经手人和核对人的名字，经手人一般是该交易的发生人，核对人如是学生组织则为其负责人，如是科研项目则为指导教师。

重要提示：学生课外科研的资助经费，必须要在每年12月前完成报账。年末省财厅会回收还没有使用的经费。