计算机学院本科学生创新创业工作经费使用指引 

为了方便同学们申请及使用学院学生科研竞赛参赛经费、学生科研立项资助经费，在严格执行学校财务规定的同埋，提高工作效率，现将学生使用科研经费的相关工作列出以下指引。

本指引仅提供参考，以学校财务处的意见为准。 

● 第一部分 经费管理与审批

● 第二部分 报销票据和材料的准备与检查

● 第三部分 报销流程

● 第四部分 借款

● 第五部分 示范 

第一部分 经费管理与审批

经费管理

学校的经费（包括所有的经费）都是按国家、省和学校的相关规章制度进行管理，由学校财务处统一进行管理，具体的管理法规可查看财务处公布的规章制度。

点击这里查看学校财务处的管理规定

重要提示：学校的财务制度严格执行国家、省相关的规定，非常复杂，如不按规定执行可能会导致经费无法报销、无法申请用使用，建议如有任何不清晰的地方，先咨询指导教师后使用。 

● 1. 所有的经费开支，都需要合法的发票（有税务局公章和开票单位发票专用章）作为报销凭据，收据等不得作为报销凭证；

● 2. 大额经费（1000元以上）原则上需要通过银行操作（转账或支票），如涉及大额经费开支，需要与老师进行沟通处理；

● 3.涉外开支，如出国、出境参赛等，需要按规定到学校国际交流合作处进行报批，否则提供的票据无效，不给予报销国外（境外）票据；

● 4. 提供的发票的付款人应该是“华南师范大学”，不能多一字，也不能少一字；

根据国家税务局有关发票开具的要求,我校向销货方索取发票时需要提供相关税务登记信息,具体要求提供的信息如下：

（1）纳税人名称：华南师范大学

（2）统一社会信用代码：124400004558589190

（3）地址：广州市天河区中山大道西55号

（4）电话：020-85211127

（5）开户行名称：工行广州高新技术开发区支行

（6）开户银行账号：3602008109000386071

备注：2016年三证合一后,我校已启用统一社会信用代码取代原纳税人识别号。

● 5. 发票最好上有详细的货名、单位、单价、数量等信息，如没有，则需要提供送货单或购物清单；否则，不一定能通过学校财务处的审查；

● 6. 所有开支须使用公务卡（教职工）或银行卡（学生学费卡）进行开支，在报销时附上本人签名的POS单，如因网购等无法提供POS单的，可以打印网上银行电子对账单（须包括卡号、消费时间、消费金额等信息）；快递费、公交车费等目前的确无法刷卡开支的除外；

● 7. 如发票上的内容有“附清单”字样，则须附上发票出具方提供的购物清单或购物小票；

● 8. 发票的列支内容应该是符合工作需要的开支，并符合工作开展的常理；

● 9.采购以下物资，须走政府采购流程，不得自行购买：打印耗材、纸张、500元及以上的设备仪器、电脑、手机等；

● 10. 如网上购物出具广州市以外的发票，请打印订单页面并附上；

● 11. 发票的有效期为自开出之日起18个月，逾期无效；

经费的审批与使用

●学科竞赛参赛费用审批

一、学生申请经学科竞赛参赛费用实行提前7个工作日完成审批，按“按需审批，标准控制、节约使用”的原则进行办理。

二、学生参加学科竞赛可申请的费用包括：交通费、参赛费、住宿费及其它可能需要的费用。

三、学生申请及使用这一经费的标准按学校差旅费管理规定（点击这里查看学校差旅费管理规定）执行，大体如下：

1. 交通费（市内交通）：包括本市和目的地所在城市，学生仅报销公共交通费用，包括公交、地铁，原则上学生不报销的士费；

2. 交通费（城市间交通）：如广州到当地有直达的火车，则按直达火车的硬座/硬卧或高铁/ 动车二等座为最高标准，凭据报销；如当地没有直达火车，则可按转转乘火车的硬座/硬卧或高铁/ 动车二等座为最高标准，凭据报销。

3. 参赛费：凭主办方的公文为标准进行申请，报销时提交比赛的邀请函或比赛通知等注明缴费标准、盖有公章的纸质文件；

4. 住宿费：学生每人每天按以下不城市的最高标准，凭据报销：北京、上海、三亚最高标准:500元，江苏、福建、广东、云南、杭州、郑州、成都：450人，其他地区（城市）380元。

5. 伙食费：学生原则上不计发伙食补助费；

6. 其它费用：根据实际需要进行申请，如可能存在的保险费等。

四、学生参加学科竞赛参赛费申请流程：

1. 在线登记申请表；

2. 下载、填写、打印申请表（点击这里下载打版本的《华南师范大学计算机学院学生参加学科竞赛申请审批表》）；

3. 将纸质的申请表交到学院123室唐婷芳老师处登记（如有教练或指导教师须先得到指导教师的签字），然后到教学副院长处审批（院楼307，陈院长）；

4. 将审批后的表格交回学院123室唐老师处。       

        ● 学生课外科研立项项目经费审批与使用

一、本条所指的学生课外科研立项项目经费，包括大学生创新创业训练计划项目、金种子挑战杯培育项目、学生一般课外科研立项项目；

二、学生课外科研立项项目经费的使用，勿须得学院的提前审批，在资助经费额度内凭据报销；

三、资助额度的下达按学院正式公布的公文为准；

四、所有的开支须符合财务管理规定，否则不予报销，如有不清楚的地方，请咨询指导教师。

提示1：学生课室科研立项经费由学生进行使用，指导教师不能进行使用

提示2：课题经费使用后立即报销，不要等到题后再报销，建议定期汇总报销

提示3：每年12月下达的经费会回收并不再下发，因此所有的报销须在2019年12月1日前完成报销手续，请合理安排好经费使用时间。

每年12月下达的经费会回收并不再下发，因此所有的报销须在12月1日前完成报销手续，请合理安排好经费使用时间。

第二部分 报销票据和材料的准备与检查

票据粘贴与签字

● 为进一步加快财务信息化建设，更好为教职工提供便捷的财务查询服务，财务处于2019年开始启动财务凭证影像化工作。

根据会计基础工作规范化要求，财务凭证影像化工作首先需要使用A4规格的粘贴单，其次需要改变报销票据的粘贴方式，具体说明如下:

一、启用新版票据粘贴单： 参照财务处网站 “下载专区”的粘贴单模板。

二、票据的粘贴由传统鱼鳞式贴法改为平铺式粘贴：

1. 所有票据均须横放平铺粘贴在票据粘贴单上，票据不可相互重叠、遮盖，左边空出约62.5px装订位。

2.票据粘贴时须使用胶水或胶棒，请勿使用双面胶、透明胶等，均匀涂抹于票据的背面五点，即票据的四个角和中间点。

3.票据的粘贴请保持平整、牢固，不要用订书机、大头针、回形针等固定票据。

4. 有需要说明情况的，请用A4纸另行书写，保持粘贴单和票面整洁。

三、不需粘贴的单据：

1、电子发票请用A4纸横向打印,不要缩小或放大,并与其他A4纸大小的票据，直接附在报销单后，无需粘贴。

2、不需粘贴的票据的票面金额，同样计入报销总金额。

●签字：在粘贴单正面空白处，使用黑色签字笔或钢笔，签上经手人和核对人的名字，经手人是该交易的发生人，核对人可为项目负责人，如是项目负责人是经手人则核对人须是指导教师。

票据分类、清点与在线登记

         ● 将票据按以下表格进行分类；

非差旅开支	差旅开支

        ●按以上分类清点、记录票据的张数与金额，张数仅指发票，其它附件不需要计入张数。

        ●在线登记报销明细；

第三部分 报销流程

● 第一步       按要求进行票据粘贴，准备好其它需要的文件和材料；

● 第二步       按要求在每张票据上签字；

● 第三步       按要求进行在线登记报销明细；

● 第四步       携带票据到学院学生创新创业中心负责教师（院楼123室唐老师）处进行审查，现场录入财务系统，打印报销单与签字；

● 第五步       携带票据、报销单到学院主管领导（大创项目为院楼307陈院长，金种子、一般课题为院楼122室党委副书记黄书记，具体在录入账务系统时询问教师）处进行审批；

● 第六步       携带报销单到院楼110办公室加盖学院公章；

● 第七步       将已经盖章的报销单和票据到学校行政楼财务处报账大厅，扫描并投递；

● 第八步       该项经费的报销结果直接进入在线登记时填写的帐户，请注意查收。如已事先借款，则会直接冲掉借款记录。

 提示：请严格按以上流程进行报销，不按流程进行可能会导致报销无法完成。

第四部分  借款

●如因工作或科研需要，可以在工作预算或立项经费范围内向学校借款，借款须提前至少7个工作日办理；

●如有指导教师同行则原则上不办理借款，由指导教师用公务卡进行提前消费；

●借款的使用须符合学校财务管理规定，并按期还款；毕业前没有履行还款手续的，按毕业资格审查没有通过处理。

●如需借款，请按以下流程办理：

第一步   进行工作预算，如有指导教师，该预算须经指导教师认可；

第二步   在线进行借款登记；

第三步   到学生创新创业负责教师处办理借款手续，并现场打印借款单；

第四步   将借款单交由指导教师进行签字；

第五步   携带借款单到学院主管教学的副院长（院楼307陈院长）处进行审批；

第六步   携带借款单到院楼110办公室加盖学院公章；

第七步   将已经盖章的借款单到学校行政楼财务处报账大厅，扫描并投递；

第八步   该笔借款直接进入在线登记时填写的帐户，请注意（提醒对方）查收；

第九步   在预约冲账时间之前，完成借款报销。

第五部分 示范

  案例示范一：外出参赛

2015年学院ACM协会组织张三等三名同学到北京大学参加ACM/ICPC亚洲大陆赛区北京赛区比赛的财务工作流程

● 第一步  提前7个工作日完成工作准备

1. 按本指引第一部分的内容，办理经费使用审批；

2. 购买保险（可自行上网购买短期旅游险）；

3. 签署自愿参加活动的声明（由于该项活动是外出活动，需要告知家长，并承担相应的责任）；

● 第二步  如有需要，提前7个工作日办理借款手续；按第四部分的流程和要求办理；

● 第三步  外出参赛过程中，注意收集或准备经费开支的票据和材料

1.交通费

三名同学是乘坐飞机去北京参加比赛，加来时是座火车回来。因此其报销的交通费包括：

（1）三人从学校去机场的机场大巴或地铁的车票；

（2）行程单三张、登记牌三张，如是网上购票，还需要打印订单页面和银行开支记录；

（3）从北京机场到北京大学的公共交通（如地铁或公交）的票据；

（4）其它的在出差地点发生的必要的市内公共交通费用的票据；

（5）从北京大学到北京火车站的公共交通（如地铁或公交）的票据；

（6）北京到广州的火车票三张（网上购票，还需要打印订单页面和银行开支记录）；

（7）从广州火车站到学校的公共交通（如地铁或公交）的票据。

以上票据的报销中，飞机票只能按同路程火车票（或动车二等座）车票价格报销；如果机票价格低于同路程火车票（或动车二等座）车票价格的，可凭机票价格报销；同样，如该三名同学购买的火车票是卧铺或一等座，则参考飞机票处理。

2.住宿费、伙食费

按实际发生情况出具，住宿费每人每天不超过260元，须提供发票和POS单；伙食费学生不给予补贴。

3.保险费

这部分同学在出去之前，按学院的要求购买短期旅游意外保险，需要提供：发票、保单、投保人名单等保险公司出具的材料和银行卡使用记录。

4.参赛费

按组委会规定，每支参赛队伍需要交费1000元，因此，需要在交费时索取发票和比赛邀请函（盖有公章），同时提供POS单；

如在参赛之前通过借款对公转账向对方支付参赛费，则不需要提供POS单。

● 第四步  结束参赛回校后工作

1. 按本指引第一部分中的经费管理要求，检查票据、文件和其它材料是否已经齐全、正确；

2. 按本指引第二部分要求依次完成票据的粘贴、与签字；

3. 按本指引第二部分的要求，对票据进行分类、清点，在线填写报销明细表； 

4. 按本指引第三部分的指引，办理报销手续。

● 第五步     结束本项工作

共青团华南师范大学大学计算机学院委员会

二〇一九年十月二十三日