（2017年7月版本）

        为了方便我院本科学生申请及使用学院学生科研竞赛参赛经费、科研竞赛组织工作经费和学生科研立项资助经费，在严格执行学校财务规定的同时，提高工作效率，现将学生使用科研经费的相关工作列出以下指引。

        本指引仅提供参考，以学校财务处的意见为准。

        ● 第一部分 经费管理与审批

        ● 第二部分 报销票据和材料的准备与检查

        ● 第三部分 报销流程

        ● 第四部分 借款

        ● 第五部分 示范

第一部分 经费管理与审批

一、经费管理

        学校的经费（包括所有的经费）都是按国家、省和学校的相关规章制度进行管理，由学校财务处统一进行管理，具体的管理法规可查看财务处公布的规章制度。

        点击这里查看学校财务处的管理规定

        重要提示：学校的财务制度严格执行国家、省相关的规定，非常复杂，如不按规定执行可能会导致经费无法报销、无法申请用使用，建议如有任何不清晰的地方，先咨询指导教师后使用。

        ● 1. 所有的经费开支，都需要合法的发票（有税务局公章和开票单位发票专用章）作为报销凭据，收据等不得作为报销凭证；

        ● 2. 大额经费（1000元以上）原则上需要通过银行操作（转账或支票），如涉及大额经费开支，需要与老师进行沟通处理；

        ● 3.涉外开支，如出国、出境参赛等，需要按规定到学校国际交流合作处进行报批，否则提供的票据无效，不给予报销国外（境外）票据；

        ● 4. 提供的发票的付款人应该是“华南师范大学”，不能多一字，也不能少一字；

         根据国家税务局有关发票开具的要求,我校向销货方索取发票时需要提供相关税务登记信息,具体要求提供的信息如下：

        （1）纳税人名称：华南师范大学

        （1）统一社会信用代码：124400004558589190

        （1）地址：广州市天河区中山大道西55号

        （1）电话：020-85211127

        （1）开户行名称：工行广州高新技术开发区支行

        （1）开户银行账号：3602008109000386071

         备注：2016年三证合一后,我校已启用统一社会信用代码取代原纳税人识别号。

        ● 5. 发票最好上有详细的货名、单位、单价、数量等信息，如没有，则可能需要提供送货单或购物清单，否则，不一定能通过学校财务处的审查；

        ● 6. 所有开支须使用公务卡（教职工）或银行卡（学生学费卡）进行开支，在报销时附上本人签名的POS单，如因网购等无法提供POS单的，可以打印网上银行电子对账单（须包括卡号、消费时间、消费金额等信息）；快递费、公交车费等目前的确无法刷卡开支的除外；

        ● 7. 如发票上的内容有“附清单”字样，则须附上发票出具方提供的购物清单或购物小票；

        ● 8. 发票的列支内容应该是符合工作需要的开支，并符合工作开展的常理；

        ● 9.采购以下物资，须走政府采购流程，不得自行购买：打印耗材、纸张、500元及以上的设备仪器、电脑、手机等；

        ● 10. 如网上购物出具广州市以外的发票，请打印订单页面并附上；

        ● 11. 发票的有效期为自开出之日起18个月，逾期无效；每张发票的背面须有两个人的签字，其中一人应为指导教师。

二、经费的审批与使用

        ●学科竞赛参赛费用审批

        一、学生申请经学科竞赛参赛费用实行提前7个工作日完成审批，按“按需审批，标准控制、节约使用”的原则进行办理。

        二、学生参加学科竞赛可申请的费用包括：交通费、参赛费、住宿费及其它可能需要的费用。

        三、学生申请及使用这一经费的标准按学校差旅费管理规定（点击这里查看学校差旅费管理规定）执行，大体如下：

        1. 交通费（市内交通）：包括本市和目的地所在城市，学生仅报销公共交通费用，包括公交、地铁，原则上学生不报销的士费；

        2. 交通费（城市间交通）：学生按火车硬座或高铁/ 动车二等座为最高标准，凭据报销。

        3. 参赛费：凭主办方的公文为标准进行申请，报销时提交比赛的邀请函或比赛通知等注明缴费标准、盖有公章的纸质文件；

         4. 住宿费：学生每人每天按260元为最高标准，凭据报销；

        5. 伙食费：学生原则上不计发伙食补助费；

        6. 其它费用：根据实际需要进行申请，如可能存在的保险费等。

        四、学生参加学科竞赛参赛费申请流程：

        1. 在线登记申请表（点击这里在线登记参赛费申请 ）；

        2. 下载、填写、打印申请表（点击这里下载打印版申请表 ）；

        3. 将纸质的申请表交到学院123室陈国球老师处登记，然后到教学副院长处审批（院楼124室，曾院长）；

        4. 将审批后的表格交回学院123室陈国球老师处。       

        ● 学生课外科研立项项目经费审批与使用

         一、本条所指的学生课外科研立项项目经费，包括大学生创新创业训练计划项目、金种子挑战杯培育项目、学生一般课外科研立项项目；

        二、学生课外科研立项项目经费的使用，不需要进行提前审批，在资助经费额度内凭据报销，但报销时还是需要按学校的财务管理规定（见本指引第一部分）进行审查；

        三、资助额度的下达按学院正式公布的公文为准；

        四、所有的开支须符合财务管理规定，否则不予报销，如有不清楚的地方，请咨询指导教师。

        提示1：学生课室科研立项经费由学生进行使用，指导教师不能进行使用；

        提示2：课题经费使用后立即报销，不要等结题后再报销，建议定期汇总报销，如每个月或每几周报销一次；

        提示3：结题后当学期须完成所有的报销，否则须进行登记、审批同意（结题时的当学期无法完成所有报销，请点击这里进行登记备案）

        ●校内学生科技创新竞赛和活动组织经费审批

        一、我院学生组织举行校内科技创新竞赛和活动，实行经费提前审批原则；

        二、组织举行校内科技创新竞赛和活动所需经费审批按以下流程执行：

        1. 在线登记申请表（点击这里在线登记活动组织费申请）；

        2. 下载、填写、打印申请表（点击下载打印版本申请表）；

        3. 将纸质的申请表交到学院负责创新创业工作的教师（学院123室陈国球老师）处登记，然后到教学副院长处审批（院楼124室，曾院长）；

        4. 将审批后的表格交回学院负责创新创业工作的教师（学院123室陈国球老师）处登记后，报销时须凭审批表进行报销。

第二部分 报销票据和材料的准备与检查

一、票据粘贴与签字

        1. 按本指引第一部分的经费管理要求，清点票据，并将同一张发票的刷卡单、可能需要的其它文件列好，粘贴在同一张粘贴单上，粘贴单可在学院110办公室领取；

        2. 粘贴发票时，发票须严格按财务处的要求进行粘贴（点击这里下载财务处发票粘贴演示PPT），注意事项如下：

        （1）小张在下面，大张在上面；

        （2）不能超出粘贴单边缘与粘贴线；

        （3）粘贴好之后应该能查看主要信息，包括日期、金额、项目、单位名称、公章等。

        （4）票据尺寸大于粘贴单的，应对齐粘贴单的上边（或下边），另一边折叠调整在粘贴单内。

        （5）票据数量较少时可按内容及类别依次粘贴在同一张粘贴单上。

        （6）票据数量较多时，先按业务类型进行分类，如:图书报刊、办公用品、印刷费、邮电费、实验材料、业务费、差旅费等；同一业务类型的发票宜粘贴在同一粘贴单上。

        （7）出差期间产生的各项费用的票据，应统一归集到当次差旅业务中进行报销（如数量较多可在多张粘贴单中粘贴），如在出差地的市内交通车票、住宿费及因公零星购物发票等，必须跟随往返交通票才准予报销，如有特殊情况须出示情况说明文件。

        （8）粘贴好之后的发票应该平整，不能导致某一部分或角落拱起，方便装订。

        3. 签字：在所有的发票的背面，使用黑色签字笔或钢笔，签上经手人和核对人的名字，经手人是该交易的发生人，核对人如是学生组织则为其负责人，如是科研项目则为指导教师。

部分发票可能背面涂黑无法签字，这时请在正面的空白处签字。

二、票据分类、清点与在线登记

         1. 将票据按以下表格进行分类；

        2. 按以上分类清点、记录票据的张数与金额，张数仅指发票，其它附件不需要计入张数。

        3. 在线登记报销明细（点击这里在线登记报销明细）；

第三部分 报销流程

第一步       按要求进行票据粘贴，准备好其它需要的文件和材料；

第二步       按要求在每张票据上签字；

第三步       按要求进行在线登记报销明细；

第四步       携带票据到学院学生创新创业中心负责教师（院楼123室陈老师）处进行审查，现场录入财务系统，打印报销单与签字；

第五步       携带票据、报销单到学院主管教学的副院长（院楼124曾院长）处进行审批；

第六步       携带报销单到院楼110办公室加盖学院公章；

第七步       将已经盖章的报销单和票据到学校行政楼财务处报账大厅，扫描并投递；

第八步       该项经费的报销结果直接进入在线登记时填写的帐户，请注意查收。如已事先借款，则会直接冲掉借款记录。

 提示：请严格按以上流程进行报销，不按流程进行可能会导致报销无法完成。

第四部分  借款

        1. 如因工作或科研需要，可以在工作预算或立项经费范围内向学校借款，借款须提前至少7个工作日办理；

        2. 如有指导教师同行则原则上不办理借款，由指导教师用公务卡进行提前消费；

        3. 借款的使用须符合学校财务管理规定，并按期还款；毕业前没有履行还款手续的，按毕业资格审查没有通过处理。

        4. 如需借款，请按以下流程办理：

          第一步   进行工作预算，如有指导教师，该预算须经指导教师认可；

          第二步   在线进行借款登记（点击这里在线进行借款登记）；

          第三步   到学生创新创业负责教师处办理借款手续，并现场打印借款单；

          第四步   将借款单交由指导教师进行签字；

          第五步   携带借款单到学院主管教学的副院长（院楼124曾院长）处进行审批；

          第六步    携带借款单到院楼110办公室加盖学院公章；

          第七步   将已经盖章的借款单到学校行政楼财务处报账大厅，扫描并投递；

          第八步    该笔借款直接进入在线登记时填写的帐户，请注意（提醒对方）查收；

          第九步   在预约冲账时间之前，完成借款报销。

第五部分 示范

  案例示范一：外出参赛

        2015年学院ACM协会组织张三等三名同学到北京大学参加ACM/ICPC亚洲大陆赛区北京赛区比赛的财务工作流程

        ● 第一步  提前7个工作日完成工作准备

        1. 按本指引第一部分的内容，办理经费使用审批；

        2. 购买保险（可自行上网购买短期旅游险）；

        3. 签署自愿参加活动的声明（由于该项活动是外出活动，需要告知家长，并承担相应的责任）；

        ● 第二步  如有需要，提前7个工作日办理借款手续；按第四部分的流程和要求办理；

        ● 第三步  外出参赛过程中，注意收集或准备经费开支的票据和材料

        1.交通费

        三名同学是乘坐飞机去北京参加比赛，加来时是座火车回来。因此其报销的交通费包括：

            （1）三人从学校去机场的机场大巴或地铁的车票；

            （2）行程单三张、登记牌三张，如是网上购票，还需要打印订单页面和银行开支记录；

            （3）从北京机场到北京大学的公共交通（如地铁或公交）的票据；

            （4）其它的在出差地点发生的必要的市内公共交通费用的票据；

            （5）从北京大学到北京火车站的公共交通（如地铁或公交）的票据；

            （6）北京到广州的火车票三张（网上购票，还需要打印订单页面和银行开支记录）；

            （7）从广州火车站到学校的公共交通（如地铁或公交）的票据。

        以上票据的报销中，飞机票只能按同路程火车票（或动车二等座）车票价格报销；如果机票价格低于同路程火车票（或动车二等座）车票价格的，可凭机票价格报销；同样，如该三名同学购买的火车票是卧铺或一等座，则参考飞机票处理。

        2.住宿费、伙食费

        按实际发生情况出具，住宿费每人每天不超过260元，须提供发票和POS单；伙食费学生不给予补贴。

        3.保险费

        这部分同学在出去之前，按学院的要求购买短期旅游意外保险，需要提供：发票、保单、投保人名单等保险公司出具的材料和银行卡使用记录。

        4.参赛费

        按组委会规定，每支参赛队伍需要交费1000元，因此，需要在交费时索取发票和比赛邀请函（盖有公章），同时提供POS单；

        如在参赛之前通过借款对公转账向对方支付参赛费，则不需要提供POS单。

        ● 第四步  结束参赛回校后工作

        1. 按本指引第一部分中的经费管理要求，检查票据、文件和其它材料是否已经齐全、正确；

        2. 按本指引第二部分要求依次完成票据的粘贴、与签字；

        3. 按本指引第二部分的要求，对票据进行分类、清点，在线填写报销明细表；

        4. 按本指引第三部分的指引，办理报销手续。

        ● 第五步     结束本项工作

案例示范二：组织校内科技创新竞赛

        2015年学院ACM协会组织开展华南师范大学ACM大学生程序设计竞赛工作流程

        ● 第一步  提前完成工作准备

        1. 按本指引第一部分的内容，提前7个工作日办理经费使用审批；

        2. 如需学校团委在奖状上加盖公章，则需要提前7个工作日通过指导教师向学校团委提交活动举办申请。

        ● 第二步  工作过程中，注意收集或准备经费开支的票据和材料和信息

        1.竞赛出题费

        竞赛题目由高年级同学担任，因此需要给这部分同学发放劳务费，需要提供出题学生的姓名、学号，由指导教师通过财务系统统给相关同学发放工作补助。

        2.比赛用品费

        购买奖状等费用，需要发票，最好发票上有详细的货名、单位、单价、数量等信息，如没有，则需要提供送货单或购物清单。；

        现场租用音响的发票上要写明是音响租用费，如仅提供音响的发票，可能通不过财务审查（音响为固定资产采购，须通过政府采购完成）；

        3.评委费

        活动过程中，邀请专业教师担任比赛评委，需要开支评委费，标准为：两个小时以内，200元每人每次，需要提供教师工资号。

        4.场地租借费

        使用教工俱乐部，需要按标准支付租金，由于是校内非独立财政单位，通过校内转账处理，需要填写校内转账单，并对方提供账号和金额。

        ● 第四步  竞赛举办后工作

        1. 按本指引第一部分中的经费管理要求，检查票据、文件和其它材料是否已经齐全、正确；

        2. 按本指引第二部分要求依次完成票据的粘贴、与签字；

        3. 按本指引第二部分的要求，对票据进行分类、清点，在线填写报销明细表；

        4. 按本指引第三部分的指引，办理报销手续。

        ● 第五步  结束本项工作

        打印奖状、到学校团委盖公章。